На сайте 100500 рефератов в 150 категориях	Искать реферат
Рефераты на 5 с плюсом С нашим сайтом написать реферат проще простого

Информационное обеспечение в процессе управления

Категория: Менеджмент

версия для печати

Страница: [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]

Комфортная обстановка во многом предопределяется тем, что присутствующим предоставляется возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, беспрепятственно менять свою точку зрения в связи с появлением дополнительной информации. Одновременно пресекаются пустопорожние дебаты, голоекритиканство, монополизация времени совещания для утверждения права на истину, ведется борьба с единомыслием, ибо при нем совещание окажется бесполезным.

Другой обязанностью руководителя является решение организационных проблем: обеспечение соблюдения регламента, порядка и дисциплины среди присутствующих (недопущение хождения, разговоров и, ведения протокола.

Наконец,третья обязанность состоит в активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему необходимо внимательно слушать выступающих, наблюдать за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя свой «ключ» к каждому из собравшихся. Так, спорщиков и всезнаекнужно отдавать «на растерзание» аудитории, не позволять заниматься критиканством негативистам, напоминать о регламенте словоохотливым, укреплять уверенность застенчивых, адресовать присутствующим вопросы любопытных, тормошить «сонь», блокировать попытки крупных «шишек» навязать собравшимся свое мнение, применяя так называемую тактику «да, но ...», то есть, соглашаясь,одновременно делать такие оговорки, при которых это мнение теряет смысл.

По мнению психологов, успех публичной дискуссии во многом определяется применением ряда специфических приемов, в частности, присутствием так называемого «адвоката дьявола», специально защищающего явно не правовое дело.

Итоги совещания оцениваются количеством и качеством производимыхна нем управленческих решений, и если таковых не последовало, то оно оказывается бесполезным. Именно в эти решения превращаются «заготовки», сделанные перед началом мероприятия различного рода справки, диаграммы, графики.

Последнее время в западных фирмах получили распространение так называемые «проблемные совещания» где происходит совместный поиск решения тех или иных важныхпроблем в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством. Обычно такие совещания проходят в три этапа.

На первом этапе сотрудники (как правило одного уровня) встречаются с высшими руководителями и высказывают им все «наболевшие» проблемы, накопившиеся за прошедший год. Персональная критика при этом не допускается, поскольку считается, чтоона снижает эффективность подобных мероприятий. Обоснованность полученных сведений и жалоб проверяется на месте.

На втором руководители, основываясь на полученной информации, ищут возможные пути решения поставленных проблем.

На третьем этапе созывается общее собрание, на котором разработанные на предыдущем этапе варианты всесторонне обсуждаютсяи принимаются наиболее подходящий в соответствии с которым все и обязаны действовать.

7. Организация деловых бесед.

Деловая беседа это форма обмена информацией между двумя или несколькими лицами в «узком кругу». От совещаний и собраний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, таки последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для размышлений, по которым могут пойти, а могут и не последовать соответствующие действия).

Беседы являются необходимым составным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу или увольнение сотрудников;аттестация работников; прием посетителей, консультирование; деловые переговоры; неофициальные встречи и

По характеру беседы могут быть официальными и неофициальными, так называемыми «рабочими»; по направленности целевыми (преследующими конкретные задачи) и свободными (например, ознакомительный) ; регламентированными, то есть осуществляются по определеннымправилами и в предписанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными, бессистемными (дружеский разговор).

В отличие от других форм обмена информацией беседы характеризуются высокой степенью тесноты контактов, непосредственностью общения, обязательностью обратной связи. В результате беседы создают благоприятные условия для развития неформальных,личных отношений.

Цикл деловой беседы состоит из трех этапов: подготовительного, основного и заключительного. Рассмотрим их более подробно.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую с ее помощью необходимо достичь, и соответственно круга обсуждаемых вопросов в связи с учетом интересов партнера.

Второй шагна этом этапе (если это необходимо) составление предварительного портрета партнера на основе данных о его служебное положение, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров. Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и т. п. В то. же время к нейнеобходимо относиться осторожно, поскольку она находится под влиянием ряда субъективных обстоятельств, в частности: степени знакомства с тем, о ком идет речь; независимость или зависимость от него; предвзятости или непредвзятости по отношению к нему;

степени развитости у того, что характеризует те качества, о которых он говорит (ибо каждый меряет других прежде,ориентируясь на себя); ситуацией, в которой эти качества наблюдались.

Третий шаг будет состоять в выработке стратегии беседы и ее плана, а также различных тактических «заготовок», необходимость в которых может возникнуть по ходу дела. План беседы включает схему изложения материала, обусловливающие во многом ее структуру; причем, этой схемой допустимо пользоватьсяоткрыто. Однако насколько близко ей следовать, определяется, исходя из значимости беседы, числа ее участников, запаса времени, а также опыта проведения подобного рода мероприятий.

Помимо плана на подготовительном этапе составляется предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и слов, а также детально разрабатываются, осваиваются егоотдельные фрагменты, включающие полные формулировки деловых предложений, которые должны быть сделаны партнерам.

Четвертым шагом подготовительного этапа беседы может быть ее репетиция сначала один на один с собой, а потом, возможно, с кем-либо из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его изложения и отдельных фрагментовтекста, так чтобы им можно было бы свободно оперировал «и при необходимости точно воспроизводить по памяти (особенно это касается цифровых данных и цитат).

Пятый шаг подготовительного этапа беседы состоит в определении времени и места ее проведение, при этом необходимо учитывать их возможное влияние на ее результат (дома, как говорится родные стены помогают).И все это обязательно согласовывается с партнерами.

Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то место беседы зависит лишь от того, где проще устанавливаются контакты. Это может быть кабинет руководителя, рабочее место подчиненного, специальная комната для заседаний, а также внеслужебная обстановка, вплоть до домашней. С посторонними лицамибеседы проводятся либо в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для гостей.

В любом случае желательно, чтобы помещение для беседы было светлым, с теплой окраской стен. Освещение хорошо иметь регулируемое, чего можно добиться за счет применения нескольких видов светильников (в конце дня например, яркое освещение не рекомендуется).Беседу лучше проводить, сидя в креслах у небольших столиков (большие столы разделяют, а не сближают партнеров, особенно при размещении друг против друга, а на стуле невозможно принять расслабленную позу. При неблагоприятном развитии беседы некомфортная обстановка может привести се участников в агрессивное состояние). Кресла (или стулья) должны быть одинаковойвысоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники должны иметь свободный доступ к карандашей, бумаги для записей, а также к пепельнице (но курить можно только с согласия всех присутствующих). В целом вся обстановка должна настраивать на дружеский деловой лад.

Второй этап цикла, сама беседа, начинается с приветствия и осмысления первых впечатлений о партнерах,включая их настроение, во многом предопределяет результат. Основы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются на предварительном этапе и в целом формируются после первого контакта под влиянием таких обстоятельств, как «гало-эффект» (целостная оценка человека как приятного или неприятного), стереотипы, настроение в момент встречи, доминирующая потребность, защитныемеханизмы и

При этом надо учитывать, что большинство людей, что вполне объяснимо, пытаются теми или иными способами скрыть свое «Я». Чаще всего, как показывают исследования, это делается путем использования различного рода «масок».

Одни становятся «черепахами», прячут за непробиваемым панцирем свой внутренний мир от окружающих; другиедикобразами «, что наижувалися», об иглы которых легко уколоться, третий львами «, грозно рычат», стремящимися всех напугать; четвертая «хамелеонами», быстро приспосабливаются к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются вовсе «бесцветными», так что идентифицировать их вообще невозможно. Следующим шагом после приветствия и оценки партеровявляется выяснение реального запаса времени, которым располагает каждый участник беседы, чтобы по ходу дела внести необходимые коррективы в ее предполагаемый ход и содержание.

После этого в случае, если беседа проводится с посторонними заранее приглашенными лицами , могут быть поданы кофе, чай, сухая выпечка.

Собственно беседа начинается со вступительнойчасти, объем которой может занимать до 15% общего времени. Ее задача состоит в снятии психологической напряженности и установлении контактов с собеседниками. Достигается это путем создания атмосферы взаимопонимания, проявления искреннего сочувствия к личности и делам партнеров, подчеркивания приоритетности интересов последних, одновременно привлекая ихвнимание к своим. Обычно инициатива здесь принадлежит хозяину или старшему по возрасту.

После снятия психологического напряжения переходят непосредственно к самой беседе. Этот переход может быть прямым, без вступления, и начинаться с краткого изложения сути дела, в основном присуще кратковременным малозначительным контактам между руководителем и подчиненным. Онможет начинаться с постановки ряда проблемных вопросов, относящихся к теме беседы. Он может, наконец, отталкиваться от упомянутых в разговоре на общую тему фактов и событий, которые прямо или косвенно связанные с проблематикой, которая обсуждается.

Страница: [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]

версия для печати